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如何做好ISO9001管理评审工作

 

管理评审是组织的最高管理者为了解、促进、改进本组织质量体系运行的主动行为,是实施质量管理和质量控制的重要手段 ,是对质量体系运行的整体效果以及现状的适宜性进行综合评价的方法之一,是发现质量体系存在问题并进行质量改进的主要依据。 最高管理者可以通过管理评审全面检查和评价组织的质量方针、质量目标及质量体系的适宜性、有效性和充分性,找出质量体系运行 中需要提高和改进的方面和环节,制定切实可行的纠正措施,不断提高组织在市场的竞争能力。

    最高管理者的重视是 搞好管理评审的关键,管理评审的重点是评审输入文件,如果出现管理评审输入文件内容单一;管理评审信息输入质量不高,避重就 轻,没有关键问题和环节,那么,管理评审的效果往往不理想,评审只能是流于形式。

一、管理评审的目的

  ISO 9001:2000标准中4.1.3条款明确规定“负有执行职责的供方管理者,应按规定的时间间隔对质量体系进行评审,确保持 续的适宜性和有效性,以满足本标准要求和供方规定的质量方针和目标”。由标准要求可以看出,进行管理评审的目的是通过评 审,确保组织的质量方针、质量目标及质量体系的持续适宜性、有效性和充分性(2000版标准要求),从而提高企业在市场的竞争能 力、市场占有率和社会信誉。

    组织的最高管理者应明确管理评审的上述目的。切忌评审仅仅停留在汇报、分析标准要 素和程序文件的执行上,而对组织的质量方针、质量目标及质量体系是否适应组织内部、外部的环境变化,在市场中所处的水平,是 否适合本组织的实际情况不作分析和评价。从而无法对组织的质量方针、质量目标和质量体系是否持续适宜、充分和有效做出结论, 也很难针对评审的目的提出需要改进的问题,更谈不上达到管理评审的目的。所以,最高管理者和参加管理评审的所有人员、都必须 明确管理评审的目的,围绕目的进行评审。

二、管理评审的内容

  组织所处的客观环境(内部的、外部的 )不断地变化,如新的法律、法规要求、新的市场要求,组织的人事变动、产品变换以及工艺路线调整、设备更新等,都可能影响到 质量管理体系。因此,要针对内、外部环境变化及时评价质量方针、质量目标及质量管理体系的持续适宜性。

    组织针 对变化了的环境对质量体系作出变更,采取持续改进活动并对质量管理体系采取相应的调整,在这些过程中,难免出现这样或那样考 虑不周全的问题,有的可能是过程未得到充分展开,有的可能是职责或接口关系规定的不明确,有的是资源配置不合理,有的是控制 要求不落实,使相关过程未能协调有效地受控和运行。因此,应针对上述问题的出现及时评价质量方针、质量目标,质量管理体系的 充分性。

  组织应通过质量管理体系建立后的产品质量、过程质量的符合性,达到顾客满意的程度,质量体系是否已得 到有效运行,内审、纠正和预防措施是否都正常实施来及时评价质量方针、质量目标及质量管理体系的有效性。

三、管理 评审输入文件

  为使管理评审有计划、有步骤地进行并达到预期的效果和目的,在管理评审前,由主管部门在征求最高 管理者的意见的前提下,列出本次评审的内容,时间、地点及各部门需输入的信息资料,各部门接到任务后,准备管理评审输入文件 ,一般情况下应有以下输入信息:

  1. 内、外部审核结果;

  2. 质量体系运行情况及改进意见(质量方 针、质量目标的实现情况,质量目标修订建议和依据、质量体系运行中长期存在的问题或系统性问题,质量体系文件的符合性和可操 作性,文件修改的依据和建议等);

  3. 产品实物质量信息;

  4. 不合格品分布情况及处理情况信息;

  5. 纠正和预防措施分析、实施及验证;

  6. 服务信息(合同履约率、顾客满意度及不满意度、顾客投 拆的处理等);

  7. 组织机构设置,资源配置状况信息(人员、设备、办公环境等);

  8. 上次管理评 审提出的改进措施实施情况及验证信息。

    上述信息应由组织的各职能部门在汇总、分析正常管理资料的基础上编写, 提供的信息资料不能就事论事,要抓住问题的关键和实质。

    例如:在提交产品实物质量信息资料时,不能简单地列出 数据,应做加工和分析,而不能搬台帐。应提供合格产品、优良产品的比例以及产品质量是否能实现质量方针和质量目标。同时还应 与前期产品质量对比,发现需要调整和改进建议的依据,只有用这些数据作依据,最高管理者才能准确判断组织产品实物质量好坏, 以及质量目标的适宜性和有效性。

    又如提交不合格品分布情况及处理情况信息时,应将不合格品进行分类,排序,找 出产生不合格品较多的单位或生产过程,必要时计算出产生不合格品的频次,应用统计技术找出产生不合格品频次高的主要原因,并 制定纠正措施,通过以上工作,总结出评审期内不合格品的数量和分布情况,产生不合格品的主要原因和采取的纠正措施,纠正措施 是否实施,实施后效果如何,哪些单位或生产过程对不合格品的控制还存在问题及改进建议等上交管理评审,使最高管理者很容易就 此做出评价并作出质量改进决策。

四、管理评审应评审的重要问题

    最高管理者应把管理评审的重点放在 影响产品质量的关键问题;长期存在的质量问题;质量体系运行中的系统问题上,这些问题,有些是受内、外部因素的影响而难以解 决的,有些是需要较大投入才能解决的问题,最高管理者应根据组织自身的能力和需要,协调外部因素,采取纠正措施,解决内部存 在的问题。

五、管理评审提出纠正措施及验证

    针对管理评审输入文件的信息,及对各种信息的分析,找 出问题制订纠正措施,管理评审中提出的纠正措施应切合实际,具有可操作性。应确保纠正措施得到有效的实施,对于那些长期存在 的问题或系统性问题,有时不能急于求成,应分期采取纠正措施。对于纠正措施的效果也应分期验证,以便及时发现问题,予以调整 。管理评审提出的纠正措施实施后应予以验证,并报下次管理评审。使最高管理者及时掌握纠正措施实施效果的信息,只有解决了体 系中存在的系统问题和长期存在的问题,组织的质量体系才能得以完善和提高,才能更好地反映出企业质量体系的自我完善和自我提 高的能力,才能反映最高管理者质量管理和质量提高的决心。

  总之,管理评审是由组织的最高管理者定期(一般一年 一次)进行的较高层次的对质量体系的正式评价,采用会议形式进行,时间有限,组织的各职能部门必须认真对待管理评审,积极参 与管理评审,使管理评审更加有效。